Workhub
Plataforma de organização de tarefas com um assistente de IA que transforma transcrições de reuniões em tasks e decisões, e mede o tempo real gasto em cada trabalho.
- Papel
- Idealizador, designer e desenvolvedor
- Status
- Em uso pela equipe
- Tipo
- SaaS • Produtividade • IA
O problema
- O que era combinado em reunião às vezes passava batido: as tasks ficavam no Notion, que é pago e não tinha tudo de que a equipe precisava.
- Transformar uma reunião em tasks levava cerca de 40 minutos, escrevendo uma por uma o que fazer e quem faz.
- Não havia visibilidade do tempo gasto em cada trabalho.
Descoberta
O Workhub nasceu dentro da minha própria equipe. Depois de cada reunião, alguém passava cerca de 40 minutos no Notion escrevendo task por task, e mesmo assim algumas coisas combinadas se perdiam.
Eu também sentia o problema do tempo na pele: tenho 8 horas para as entregas da Comunidade de Formação Acadêmica e extrapolava muito esse limite sem perceber.
O que isso me ensinou
- 01O gargalo não era fazer a reunião, e sim transformar o que foi dito em trabalho atribuído.
- 02Sem medir o tempo, ninguém percebe quando uma entrega passou do limite.
- 03A IA pode rascunhar, mas quem conhece o contexto é a equipe.
A solução
Um assistente de IA recebe a transcrição (ou o áudio) da reunião e sugere as tasks, os responsáveis e as decisões. A pessoa revisa, aceita ou recusa cada sugestão, e cada task tem um play que cronometra o tempo de quem está executando.
Decisões
01A IA sugere, a pessoa decide
Deixar a IA criar as tasks direto a partir da transcrição.
A IA devolve sugestões, e a pessoa aceita ou recusa cada uma antes de qualquer task ser criada.
Por quê: Parte do que se fala em reunião já foi resolvido antes ou nem precisa virar task. Uma decisão automática sobre o trabalho da equipe precisa de revisão humana.
02Sem tasks duplicadas
Nos testes, algumas tasks e decisões vinham repetidas da mesma transcrição.
Refinei a organização dos dados e a forma como a IA trata a reunião, e as sugestões passaram a chegar sem repetição.
Por quê: Cada duplicada é mais uma coisa para a pessoa recusar. Se a revisão fica cansativa, ninguém revisa.
03Pessoas diferentes em projetos diferentes
Atribuição de tasks para pessoas diferentes em projetos diferentes, no mesmo espaço de trabalho.
Por quê: Foi um dos pedidos da equipe durante os testes.
Telas
Funcionalidades
Assistente de IA
- DeepSeek para processamento e raciocínio sobre as mensagens de texto.
- GroqCloud para transcrição de áudios.
- Da transcrição da reunião para tasks e decisões em um único Ctrl+C / Ctrl+V.
Gestão de tarefas
- Criação, atribuição e publicação de tasks no mesmo fluxo.
- Registro das decisões tomadas em cada reunião.
- Timer por task: a própria pessoa dá o play no trabalho dela. Ninguém acompanha o timer dos outros em tempo real; a equipe vê só as horas registradas.
Privacidade e segurança
- A IA só recebe o que o usuário já pode ver: o contexto é montado no servidor seguindo as regras de acesso do banco (RLS), e um teste automatizado garante esse isolamento.
- E-mails, IDs internos e tokens nunca vão para o prompt, e cada task é resumida antes do envio.
- A busca semântica roda dentro do próprio Supabase, sem enviar esses dados para a DeepSeek.
- Sem cadastro público: as contas são criadas pelo administrador. Um teste de invasão feito por miguellarcanjo.dev tentou burlar a criação de contas e escalar privilégios, sem sucesso.
- Uso autorizado pela sócia da empresa, que também usa a plataforma.
Resultados
- Da reunião às tasks em cerca de 5 minutos, mesmo em reuniões muito longas (transcrições de até 100 mil caracteres), no lugar de cerca de 40 minutos escrevendo task por task.
- Em uso por uma equipe de 4 pessoas, no lugar do Notion.
- Com o timer, passei a respeitar as 8 horas que tenho para as entregas da Comunidade de Formação Acadêmica.
Meu papel
Idealizador, designer e desenvolvedor
- Idealizei, desenvolvi e testei a primeira fase sozinho.
- Levei a plataforma para a equipe do trabalho, que passou a usá-la na rotina.
- Corrigi os problemas encontrados nos testes com todos os usuários até deixá-la totalmente funcional.
Stack
- DeepSeek
- GroqCloud
- gte-small (embeddings)
- Supabase
- PostgreSQL + RLS
- Edge Functions
- pgTAP
- Vercel
